携帯電話は法人契約と個人契約のどちらがお得？｜切り替えも解説 | Think with Magazine

業務の中で携帯電話を使用する会社は多いですが、従業員個人の携帯電話を業務で使用している場合が少なくありません。このような状況を打破するために、企業で法人契約した携帯電話に切り替えることを検討している経営者や担当者は多いのではないでしょうか。

この記事では、携帯電話の法人契約や契約の切り替えなどについて解説します。ぜひ、法人契約の携帯電話を導入する際の参考にしてください。

目次

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携帯電話の法人契約について

携帯電話を法人契約に切り替えるには、法人契約の概要を知り、個人契約との違いを認識する必要があります。

携帯電話の法人契約とは、株式会社や有限会社・各種団体などが、法人名義で携帯電話を契約することです。法人とは「法人格」が与えられている組織のことであり、人とは違った別の社会的な存在をさします。

携帯電話のキャリアによって異なりますが、法人契約にはさまざまなメリットがあります。しかし、個人事業主やフリーランスの場合は、法人ではありません。法人契約できない場合があるため、事前に確認しておきましょう。

携帯電話の個人契約と法人契約で異なるのは携帯電話自体ではなく、契約形態や料金プランです。法人契約では複数の回線を契約するため、法人専用のお得なプランなどが用意されており、基本料金や通話料金などで個人契約よりもコストダウンを図れる可能性が高いです。

法人契約は、法人の規模によっても料金が異なります。数千の回線契約と数十の回線契約では、数千の回線契約の方が1回線あたりの料金が下がる仕組みです。

法人契約の場合は、法人専用のSMSサービスやMMSサービスの提供を受けられたり、会社のドメインでビジネス専用のメールアドレスを設定できたりするのも特徴です。

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携帯電話法人契約のメリット

携帯電話の法人契約にはたくさんのメリットがあることを前述しました。ここでは、具体的にどのようなメリットがあるのかを解説します。

携帯電話を法人契約する大きなメリットは、通話料金のコスト削減です。企業によっては、個人の携帯電話を業務で使用し、使用量に応じて手当をつけているケースがあります。しかし、複数の携帯回線を法人契約に切り替えれば、通話料金の大幅な削減が可能です。

キャリアによって異なりますが、さまざまな法人契約プランが用意されており、自社に適したものを選ぶことが可能です。契約回線数や契約期間によって、割引料金や割引率が異なるケースがあるため、比較してから契約しましょう。また、同一法人名義の回線同士の通話が無料になるようなプランもあります。

従業員個人の携帯電話を使用している場合、プランなどの変更ができるのは従業員本人だけですが、携帯電話を法人契約することで、プランやオプションを社内で一括管理できるようになります。

キャリアによりますが、法人契約であればWebページの法人契約専用画面で、従業員の使用量にあわせてプランやオプションを変更できます。部署や個人ごとの通信料把握も可能です。

携帯電話を法人契約すれば、経理作業がスムーズになります。従業員個人の携帯電話を業務で併用している場合は、業務用の通話料金を算出して手当を支給するため、通話明細などで仕事の通話とプライベートの通話を分ける作業が必要でした。

従業員ごとにキャリアが異なる場合は、作業が複雑で煩雑になります。法人契約であれば、法人名義1つで管理するため経理もスムーズになり、担当者の工数削減につながります。

携帯電話を法人契約し従業員に貸与することで、情報漏洩防止につながります。携帯電話には、取引先情報や顧客情報などの社内機密情報が記録されています。従業員個人の携帯電話を業務で併用している場合も同様です。

従業員が退職したり、携帯電話を紛失したりすれば、社内の大事な情報を流出する恐れがあります。法人契約した携帯電話を社員に貸与すれば、紛失時の遠隔端末ロックやデータ削除なども可能。顧客情報などの機密情報も社内のイントラやアクセス制限をしたクラウド環境に端末からアクセスして利用するように管理し、情報セキュリティをより強固に守ることができます。

携帯電話の中でもスマートフォンは、ビジネスで役立つツールを後から取り込むことが可能です。ビジネスに役立つアプリをインストールすることでパソコン並みの機能を果たし、外出先や在宅時にもスマホ1台で業務をすることも可能となります。具体的には、システムと連携し、出社せずに遠隔地からでもスマホで経費精算を実施したり、日報を作成し提出したりできます。また、スケジュール管理機能、テキストチャット、Web会議など、さまざまなツールを入れることで、生産性向上に寄与します。

情報のデータベースはクラウドを活用し、情報共有アプリを利用すれば、社内情報や顧客情報をいつでもどこにいても収集し確認できます。単なる連絡手段としてだけではなく、ビジネスを円滑にするツールとして活用できるため、業務の効率化や従業員間のコミュニケーションを促進するのにも有効な手段です。

携帯電話を法人契約し、従業員に貸与すれば、従業員の待遇改善、満足度向上にも繋がります。従業員個人の携帯電話を業務で併用しなくなれば、従業員の仕事における携帯利用料の負担額は0になります。また、個人の携帯電話を業務に使用しなくなることで、プライベート携帯に仕事の電話が入るのではと、休日も常に仕事を意識する緊張状態から解放されるでしょう。

先述したビジネスに活用できるアプリを入れることで、社内全体のコミュニケーションの活性化、迅速化にもつながります。

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携帯電話法人契約のデメリット

携帯電話の法人契約は、メリットもあればデメリットも存在します。ここでは、2つのデメリットについて解説します。

携帯電話の法人契約にコストがかかることがひとつ目のデメリットです。イニシャルコストとして、法人契約の手数料や携帯電話・スマートフォンの購入費などがかかります。

また、基本料金や通話料、通信費などのランニングコストもかかります。コストを抑えるためには、最適な法人プランを選定することが重要です。また、予実管理や従業員が貸与した携帯をプライベートで使用していないかの管理なども大切です。しかし、個人の携帯から会社の機密情報が漏洩し、企業にとって大きな損害が起こりうるリスクを回避するためには、これらは最低限の必要コストといえるでしょう。

2つ目のデメリットとしては、携帯電話を貸与することにより、従業員のストレスが増えるケースがあります。持ち帰った業務用携帯が休日に鳴ったり、メールが来たりしてオンオフの切り替えができなくなり、ストレスを感じる従業員がでてくるかもしれません。

携帯電話を従業員に貸与するにあたって、休日や長期休暇中の業務用携帯の扱いについて、事前に社内ルールを作り周知する、また、これを遵守するよう啓蒙しましょう。具体的なルールとしては、休日にお客さまから入電があった場合は、留守番電話で休暇中であることをアナウンスする。メールについても、自動返信で休暇中であることを案内し、別の問い合わせ先をお知らせするなどが考えられます。

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携帯電話の切り替えについて

携帯電話の切り替えについて、法人から個人へ切り替えする場合と、個人から法人へ切り替えする場合に必要なものをそれぞれ解説します。

携帯電話は、個人契約から法人契約への切り替えが可能です。従業員個人名義の携帯電話であっても、主に業務に使っているなら法人契約への切り替えを検討しましょう。

個人名義から法人名義へ切り替える際の注意事項として、新名義人は現名義人の債権債務を承継するということを理解しておきましょう。また、個人から法人への名義切り替えには、一般的に下記のような書類が必要です。

・譲り渡す個人の確認書類

・法人に関する確認書類

・来店者の本人確認書類

・法人との関係が分かる書類

二度手間にならないよう、キャリアのコールセンターなどで必要書類を確認しておきましょう。

携帯電話は、法人から個人名義への切り替えも可能です。しかし、携帯電話に保存されている社内の機密情報消去の確認やデータベースへのアクセスパスワードを変更することなどのセキュリティ対策が必要です。

キャリアによって異なりますが、事務手数料などが必要となります。必要な書類もキャリアによって異なりますが、一般的に下記のような書類が必要です。

・譲り受ける個人の確認書類

・法人に関する確認書類

・来店者の本人確認書類

・法人との関係が分かる書類

基本的に法人契約を個人名義へ切り替えることは、おすすめできません。どうしても切り替えが必要な場合は、セキュリティに細心の注意をはらいましょう。

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携帯電話法人契約の導入事例

携帯電話の法人契約の導入事例を知れば、自社に導入する際の参考になるでしょう。ここでは2つの導入事例をご紹介します。

株式会社オオバ様では、2018年頃から働き方改革を実現させるための手段として業務のIT化を進めました。そのさきがけとして、全従業員へ法人契約したスマートフォンを貸与し固定電話からの脱却、音声通話環境の改革に着手しています。

重要なポイントは、複数回線の電話交換、固定電話と携帯電話の融合などを一括して任せられるかどうかでした。「KDDI まとめてオフィス」に任せたことで、現在はテレワーク中でも従業員間のコミュニケーションが取りやすい環境を構築しています。

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株式会社GRANDCITY様では、社内のIT化を推進し、先端技術による業務環境の刷新を図りました。まず、着手を検討したのが業務のペーパーレス化です。あらゆる情報伝達が紙ベースで行われていたところをIT技術を導入し、スマートフォン・タブレットを従業員に貸与しました。

ペーパーレス化がすぐに導入できたため従業員の負担は大幅に軽減され、売上アップに貢献しています。スマートフォンやタブレットは、社内コミュケーションの円滑化にも役立っています。

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仕事で使う携帯電話は法人契約がおすすめ

業務で使用する携帯電話は、法人契約がおすすめです。その理由を3つに要約して紹介します。

従業員に法人契約の携帯電話などの端末を貸与することで、従業員すべての端末を一元管理できるため、セキュリティを高められます。従業員ごとの利用状況も把握できるため、管理がしやすくなり、端末の増減管理も煩雑化することがありません。

携帯電話の法人契約とともに、最新の端末を導入すれば、料金が割引になるキャリアもあります。サーバーのクラウド化や情報共有アプリなど、ビジネスで役立つサービスをまとめることで、大幅なコストダウンを図ることも可能です。

端末を最新の機種に変更する際に気がかりな電話番号も、どのような端末に変更しても現在の番号で使用できます。従業員間の連絡や顧客との連絡に支障をきたすことはありません。最新機種は性能が高く、自社のビジネスに役立つツールも簡単に導入できるため、業務効率をあげられます。

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まとめ

業務で使用する携帯電話を従業員個人名義の携帯電話で併用している企業は少なくありません。公私のケジメや生産性向上、セキュリティの観点を考慮すれば、法人契約の携帯電話を従業員に貸与することが望ましいといえます。

携帯電話の法人契約を検討するなら、KDDI まとめてオフィスにおまかせください。携帯電話をはじめ、通信環境・セキュリティ環境・ビジネスに役立つクラウドサービスなど、貴社の課題やニーズに合わせた最適なご提案が可能です。また、「スマートデバイスの活用」もぜひご参考にしてください。携帯電話を法人契約へ切り替えるところから、まずは始めてみませんか?

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